Notre politique de confidentialité
Afin de permettre aux utilisateurs (« vous » ou « vos ») du service Sofitel MICE (« Service ») accessible à l’adresse sofitelmice.accor.com,de bénéficier des fonctionnalités et des nombreux avantages du Service, tels que la création d’un compte Sofitel MICE permettant l’émission, le suivi des demandes de devis et les interactions avec les hôtels à qui vous adressez une demande pour l’organisation d’évènements, SOLUXURY HMC, dont le siège social se situe 82, rue Henri Farman, CS 20077, 92445 ISSY-LES-MOULINEAUX, procède au traitement de certaines de vos données personnelles en qualité de responsable de traitement.
Dans l’optique de vous fournir une information transparente sur ce traitement ainsi que sur vos droits y afférant, SOLUXURY HMC a rédigé la présente Charte.
1. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES ?
Lorsque vous utilisez le Service et que vous souhaitez formuler une demande de devis auprès d’un ou plusieurs hôtels pour l’organisation d’un évènement, nous sommes amenés à collecter les données personnelles suivantes vous concernant :
• Informations obligatoires lors de la création de votre compte Sofitel MICE et l’émission de votre demande de devis : civilité, nom, prénom, email, téléphone, langue, mot de passe
• Informations facultatives au sein de votre compte Sofitel MICE : téléphone secondaire, adresse postale, coordonnées de facturation
• Les informations relatives à votre demande de devis : lieu, date de l’évènement, nombre d’invités
• Vos préférences ou demandes particulières que vous pourrez formuler lors de l’émission de votre demande de devis
Afin de satisfaire vos demandes ou de vous fournir le service adéquat, nous mettons à votre disposition un espace de commentaires libres. Celui-ci vous permet d’adresser vos préférences ou toute autre information que vous jugerez utile en lien avec votre demande. A ce titre, nous vous invitons à ne pas rédiger de commentaires inappropriés, excessifs et insultants et à ne renseigner aucune information pouvant contenir des données sensibles au sens de l’article 10 du RGPD. Ces données sensibles sont notamment celles :
· révélant une origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale,
· concernant la santé, la vie ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
2. POUR QUELLES FINALITÉS VOS DONNÉES SONT-ELLES COLLECTÉES ET POUR QUELLE DURÉE SONT-ELLES CONSERVÉES ?
Nous collectons et traitons vos données pour vous permettre de créer un compte Sofitel MICE, gérer la transmission de vos demandes de devis et interagir avec le(s) hôtel(s) sélectionné(s).
Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de service (conditions générales d’utilisation) auquel vous êtes partie relatif à l’utilisation de votre compte Sofitel MICE, l’émission et la gestion des demandes de devis adressées à l’hôtel sélectionné.
Sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, vos données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernière activité.
3. CONDITIONS D'ACCÈS PAR DES TIERS A VOS DONNÉES PERSONNELLES
Vos données personnelles sont destinées au personnel habilité de SO LUXURY HMC en charge du site sofitelmice.accor.com ainsi qu’au prestataire externe en charge de la gestion du Service.
Vos données personnelles sont également transmises aux hôtels auprès desquels vous avez adressé une demande de devis, en tant que responsable de traitement distinct.
Nous pouvons également être amenés, en vertu d’une obligation légale, à transmettre vos données personnelles à une autorité administrative ou à un organisme public habilité.
4. TRANSFERT DE DONNÉES HORS EEE
Vos données peuvent être transférées en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE) lorsque cela est nécessaire pour l’exécution de votre demande de devis ou lorsque des garanties appropriées et adaptées ont été prévues.
5. SÉCURITÉ DES DONNÉES
SOLUXURY HMC prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient illicites ou accidentelles. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pares-feux), des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe et des moyens de protection physique aux accès des infrastructures) afin d’assurer la constante confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et des services de traitement, ainsi que des mesures organisationnelles permettant d’assurer la sécurité du traitement.
6. VOS DROITS
Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos données personnelles collectées par SOLUXURY HMC, sous réserve des dispositions légales applicables. Vous avez également le droit de faire rectifier vos données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos données et le droit de définir des instructions pour le traitement de vos données après votre mort (droit dit post mortem). Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données. Si vous souhaitez exercer ces droits, merci d’écrire à l’adresse dataprivacy.sofitelmice@accor.com.
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’une carte d’identité ou un passeport. En ce cas la copie recto noir et blanc de l’un de ces documents suffit.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
Vous pouvez également exercer vos droits à l’égard de vos données personnelles conservées et traitées par un hôtel en sa qualité de responsable de traitement. Vous devez à cette fin entrer directement en contact avec cet hôtel. Vous trouverez toutes les informations nécessaires pour entrer en contact avec un hôtel sur le site sofitelmice.accor.com.
Enfin, vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle et vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du Groupe Accor en écrivant à accorhotels.dpo(a)accor.com.
7. MISES A JOUR
Nous pouvons modifier la présente charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette charte.